随着经济快速发展，社会信息化程度的提高，信息化成为当今世界发展的趋势。实施公证信息化是公证机构自身发展的内在动力和长远发展的必然要求，是提高工作效率和办证质量的重要举措，是公证实现“真实、合法、优质、高效”的重要保障，因此加快公证信息化建设在当下社会发展中已显得尤为重要。然而信息化发展的今天，公证信息化建设面临什么问题，今后的发展方向是什么，如何推进公证信息化建设与应用，都有待于亟需解决。为此，宜宾县公证处成立了以主任为负责人的调研组，对本处信息化建设的情况进行总结和分析，参照其他公证机构信息化建设成果，为宜宾市公证信息化建设与应用提出参考建议。
　　
　　一、公证信息化建设的现状
　　
　　（一）、信息技术管理和操作人员贫乏。公证体制改革以后，公证机构现有人员知识结构还主要停留在公证机构建立时公证员配置。由于新鲜血液补充少，专业性技术人才的补充和更新受体制的影响进度缓慢，特别是近几年经济快速发展，公证涉及领域不断扩大，业务量逐年递增，公证从业人员劳动量日益繁重，传统的手工劳动日渐显得无法应对当前工作需求。公证工作的规范化难以得到保证，由此而产生的公证监管困难、公证质量下降、办证效率不高等问题直接影响公证业的行业形象。
　　
　　（二）、硬件建设发展不平衡。由于受区域经济发展速度和财政预算体制等因素的限制，大部分公证机构缺乏经费，硬件更新迟缓，电脑经常性死机，没有专业服务器，资料丢失等问题已关乎到公证的每一个环节。
　　
　　（三）、信息化开发利用滞后于硬件建设。一是针对各项监管职能的应用软件几乎空白，有少部分公证机构购买了相关公证软件，但并未充分利用，形成信息网络资源相对闲置，造成资源的浪费；二是公证机构之间没有上下级隶属关系，各个公证机构“各自为政”，而单个公证机构又无法承担研发费用；三是系统内网络建设还仅限于内部业务网，对外服务网络如市司法局网站公证服务平台实现网上预约知晓度不高，也未起到其应有的作用，信息共享网络建设也仅仅处于构想阶段。
　　
　　二、宜宾县公证处信息化建设的实践
　　
　　为了提高公证办证效率，改善办公条件和环境，在司法局的正确领导下，经全处同志的共同努力，本处自主研发公证信息管理系统，信息化建设取得了明显进展，信息系统的应用水平得到了大幅度提高。经过一年多的运行检验证明，公证信息化提高了办公效率和办证质量，规范了办证程序，强化了管理机制，增强了透明度，同时也为当事人提供了更为方便快捷的服务。同时，信息化建设也是一个持续不断发展的过程，基于现实应用而在不断改进。至今，宜宾县公证处的公证信息管理系统包括以下几个大模块：
　　
　　（一）咨询管理系统。经济的快速发展，物质生活水平日益提高，公众所拥有的财产越来越多，因财产而产生的纠纷也就层出不穷，因而给公证机构办理继承权公证带来了巨大的风险。很多公证当事人因继承人意见不能达成一致、继承人事务繁忙不便亲自办理等等原因而采取隐瞒作假的手段，主要表现为隐瞒被继承人的子女真实情况、婚姻真实情况，涉及转继承当事人篡改被继承人与转继承人死亡时间，从而故意撇开某些继承人等，这为公证后期调查带来了诸多不便。鉴于上述情况，宜宾县公证处充分重视当事人第一次前来咨询和陈述的情况，并记录备查。从咨询管理系统实践来看，有效的降低了当事人因了解继承关系后提供虚假证明骗取公证文书的风险，也为下一步建立公证亲属关系信息库作铺垫。
　　
　　（二）档案管理系统。因传统的纸质档案保管缺陷等方面的问题，公证档案电子化就显得尤为重要，档案管理系统的产生就顺理成章。从人工检索到计算机操作，数字化管理确实为公证档案管理带来诸多便利，也是公证档案管理未来的发展方向。查询者只要报出一个申请人姓名，工作人员轻点鼠标，只需几秒钟就能查到该申请人是否在宜宾县公证处办理过公证，办理过哪类公证，放在哪本案卷里，瞬间就一目了然。
　　
　　（三）文书管理系统。研发本系统的初衷是基于当事人前来申请办理公证都需要识别身份证、录入身份信息。因手工的录入容易出错的原因，本系统配备神思二代居民身份证阅读器。对于持二代居民身份证的申请人申办公证事项的，公证人员在运用系统办理公证业务时可直接使用阅读器读取其个人信息，并将信息存入数据库，稍后只需选择申请人姓名则可完成录入。此举提高工作效率，减轻公证人员在起草文书时的工作量。
　　
　　（四）出证管理系统。数字化公证内容的查询，方便公证员及审批者随时查阅。本系统采用计算机自动编号避免了重号、漏号，设定的格式形成了规范的公证书。
　　
　　（五）常用工具系统。本系统包括公证费用计算，部门、乡镇村社负责人的联系电话查询，公证介绍信出具等，切实为办案过程提供了诸多便利。
　　
　　三、实践过程中产生的思考
　　
　　从其他行业的信息化建设的成果来看，公证行业的信息化建设还处于一个相对落后的局面，各地区发展也不平衡，缺乏统一标准和平台，根据调研结果建议如下：
　　
　　（一）公证信息化需统一标准，鉴于现实情况中各公证机构之间情况差别较大，不宜规定使用统一的软件系统，但需要制定统一的标准，使各公证机构之间的数据能够兼容，方便下一步与全国公证信息系统的对接，实现信息共享与无缝传输，方便公证管理部门的统一管理与统计。
　　
　　（二）公证信息化建设需与时俱进，不断根据社会发展情况及社会需求进行改进，以适应不断增长的需求，而不能做好一个软件就一成不变的用下去，因此公证信息化工作是一个持续的不断完善的过程。
　　
　　（三）公证信息化需信息共享，实现管理与服务并重。重庆公证处紧跟信息化发展的步伐，采用二维码识别方式，只需用手机扫一扫便可查询公证书的真伪。核实无误后仍对该公证文书内容有疑虑的，则可再通过与相关公证机构电话联系的方式进一步核实。因此建立“黑名单通报”系统，将故意提供虚假材料办理公证的当事人列入黑名单，对所申办的公证更加严格审查。信息共享对各公证机构做好事前防御工作，减少办证风险，为创造良好的公证环境起到不可估量的作用。
　　
　　（四）公证信息化系统以设区的市为单位建设更加合理。一是同一个市内的公证业务比较一致，公证机构之间的发展相对平衡；二是研发公证软件及相应的平台建设需要投入相当大的人力和物力，对于后续的升级和维护也至关重要，且还需要懂公证业务、懂公证管理、懂电脑软件的综合人才配合；三是软件的成熟期比较长，如功能需求明确，研发顺利，从磨合到熟练应用也至少需要一年以上的周期；四是从数据的传输量、存储量以及实际公证管理工作的密切性来看，公证信息平台建设以市为单位比较适宜；五是公证信息平台建设在市一级有利于促进同一地区公证管理工作的开展，相关规章制度和文件要求的贯彻落实，切实提高管理成效。
　　
　　综上所述，宜宾市建立公证信息管理系统加强对公证工作的监管，建立全市统一规范的公证工作有巨大的促进作用。但由于各公证机构体制、经费等本身原因，有待于公证机构管理部门与全市公证行业人员共同努力，建立更加合理、完善的信息管理系统，切实规范行业行为、提高工作效率、扩大行业影响。
　　
　　（宜宾县公证处 聂大顺）